Innsyn i journal
Alle kan krevje innsyn i kommunens saksdokument, journalar og liknande register jf. offentleglova §3
Begjæring om innsyn kan skje elektronisk, pr telefon eller brev. Arkivtenesta gir etter fullmakt publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i offentlegheitslova (offentleg innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Arkivtenesta sendar dokumenta elektronisk dersom ikkje anna er avtalt.
Ein skal normalt ikkje gi innsyn i originaldokument og kopiering av dokument skal skje vederlagsfritt.
Eit innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdaget etter at kommunen mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast.
Kommunen har offentleg journal på internett som omfattar all korrespondanse til og frå kommuneadministrasjonen. Arkivtenesta skal dagleg kontrollere og publisere offentleg journal på internett. Den som ber om innsyn i arkiv, skal med hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka vedkommande vil ha innsyn i. Vedkommande har rett til innsyn i alle dokumenta i saka.
Sakshandsamar har ansvar for at opplysningar underlagt teieplikt er skjerma etter offentleglova. Sakshandsamar må være merksam på at også vedlegg må offentlegvurderast.
Meirinnsyn:
Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal kommunen likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Kommunen bør gje innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn bevhovet for unntak.
Avslag på innsynsbegjæring er å rekne som eit enkeltvedtak, og skal begrunnast med lovheimel. Det skal også opplysast om klageadgang. Avslag skal vere skriftleg.
Førespurnad om innsyn i personregister og arkiv som er unnateke offentlegheit, skal vere skriftlege og gjere greie for kva arkiv, kva slags opplysningar ein vil ha innsyn i og føremålet med innsynet. Hvis ein person søkjer om innsyn på vegne av ein annan, skal det følgje med skriftleg fullmakt.
Partsinnsyn
Partenes adgang til å gjere seg kjend med sakens dokument
Sjå Forvaltningslova kapittel IV
Innsyn i avlevert materiale
Sjølv om arkivmateriale er avlevert til Fylkesarkivet, er det kommunen som framleis eig det. Alle førespurnader om innsyn skal gå gjennom kommunen. Kommunen skal gje Fylkesarkivet tilstrekkeleg opplysningar til at ein rask gjenfinning av arkivmaterialet vert sikra. Fylkesarkivet sender tilbake mapper med rekommandert post, slik at kommunen kan vurdere innsyn i henhald til gjeldane lover.
Arkivtenesta skal dokumentere alle typar eksterne førespurnader om partsinnsyn i arkivet.
Innsyn i avlevert personmateriele
Ein registrert person har, med visse unntak (jf. Popplyl. § 23), rett til å få innsyn i kva slags opplysningar som blir handsama om seg sjølv. Dersom en tidligere klient eller elev ønskjer partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, skal denne henvisas til behandlingsansvarlig i Flora kommune.
Eventuelle avslag om innsyn blir primært eit forhold som må avklaras mellom vedkomande person, behandlingsansvarlig i kommunen og Datatilsynet.
