Føremålet med arkivplanen

Arkivplanen gjer bindande retningsliner for all handsaming av informasjon og dokumentasjon i Flora kommune.

Oppbygging av arkivplanen:
For at det skal være enkelt for alle å finne fram i arkivplanen, er ansvar og rutinebeskrivingar oppdelt for leiar, sakshandsamar og arkivpersonale. Spesialrutinar er forklart for seg og ligg direkte i venstremenyen.

Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for rutinane/retningslinene. Arkivplanen skal bidra til at kommunen ivaretek arkivansvaret sitt etter § 6 i arkivlova:
Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Rådmannen har det overordna administrative ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter. Dette er presisert i Forskrift om offentleg arkiv, § 1, arkivansvaret i offentlege organ:
Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje minst kvart 4. år og ved endringar som:

• ved omfattande omorganisering av kommunen
• det blir oppretta og teke i bruk nye fagsystem
• etter kvart kommuneval

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.