Alle som håndterer arkivdokument eller har ansvar for eigne arkiv er ein del av arkivtenesta i kommunen.
Yrkesetiske retningslinjer for arkivarar finn du her
Arkivrutinar for dei ulike einingane er skildra i eigne undermapper.
Inngåande post skal leverast kommunens sentralarkiv som grovsorterer posten før opning, stempling og journalføring. Arkivuverdig post vert skilt ut frå arkivverdig post.
Feilsendt post returnerast eller sendast rette vedkomande.
Trykksaker (aviser og reklame), offentlege publikasjoner, rundskriv og utskrifter/kopier frå andre organ blir lagt direkte i posthyllene til respektive teneste / avdeling.
Fakturaene skillast ut og sendast økonomiavd. for registrering
Post som ikkje blir opna av sentralarkivet (post/arkiv):
· personleg adressert post (namn først) (Arkivforskriften §3-1, Straffeloven §205 bokstav c)
· post til politikarar/parti ( leverast politisk sekreteriat eller vidaresendast)
· anbod - stemlast med dato, signatur og klokkeslett og journalførast. Opning av anbod: sjå eiga rutine.
· post til omsorgstenesta skal leggast uopna til omsorgstenesta for registrering i Acos CosDoc
· post til barnevern, NAV og ppt sendast enhetene til vidare handsaming i fagsystem.
Telefaks og e-post skal behandlast som vanleg post.
Arkviverdig e-post stila til sakshandsamar skal journalførast av sakshandsamar, e-posten knyttast til rett saksmappe i kommunens sak-/arkivsystem.
Arkivverdig telefaks som kjem direkte til sakshandsamar skal straks skannast og journalførast av sakshandsamar eller han/ho kan levere dokumenta til post/arkiv for journalføring.
Rekommandert post/pakkepost
Ansatte ved post/arkiv har fullmakt til å kvittere ut rekommanderte sendingar. Det bør være to personer tilstades ved opning. Rekommandert sending blir underlagt ordinær posthandsaming. Arkivtenesta skal notere på dokumentet at dette er ein rekomandert sending, og kven som har opna den.
Ansatte ved post/arkiv har også fullmakt til å kvittere ut pakker adressert til kommunen. Adressaten skal snarast mogleg få beskjed om at det er kome pakke.
