Rutine for anbodsbehandling i Flora kommune

Forskrift om offentlege anskaffelser § 3-2 seier at det skal førast protokoll over innkjøp på over 100.000. Protokollen skal omtale alle vesentlege tilhøve og viktige vedtak gjennom heile prosessen med innkjøpet. Denne protokollen må arkiverast. Forskrifta seier vidare i § 9-1 at kunngjering av anbod mellom kr. 500.000 og 1.600.000 skal skje i Doffin, og i § 18-1 at kunngjering av anbod over kr. 1.600.000 skal kunngjerast både i Doffin og TED.

• Anbod vert skriven som utgåande dokument i Acos Websak Fokus (etter dette kalla berre Fokus), og leggast inn som vedlegg til kunngjeringa som registrerast på www.doffin.no. Bruk sakstype ANB når du opprettar arkivsaka. Lag krysshenvisning (jf.sak) til eventuelle saker i same prosjekt. Tilbodssfrist bør skrivast på linje to i Fokus.
• Kopi av kunngjeringa leggast inn i Fokus som utgåande dokument (ved anbod under 500.000. er det ikkje krav om kunngjering på www.doffin.no, men det er eit krav om minst tre leverandørar vert invitert, eller kunngjering).
• Arkivtenesta skal ha melding om tilbodsfristen og det skal avtalast tidstpunkt for opning av tilboda.
• Tilbod som kjem inn til kommunen skal ikkje opnast før tilbodsfristen er ute.
• Når tilbod kjem inn skal konvolutten stemplast med dato og klokkeslett, og signerast av den som tek imot. Arkivtenesta nummererar konvolutten, journalførar i saka som "tilbod nr. 'XX' motteke 'dato'" og avsendar "ukjent". Journalføringa skal/bør skje same dag som tilbodet er motteken, seinast neste arbeidsdag.
  Viss tilbod kjem på e-post skal dei avvisast av sakshandsamar. Arkivtenesta sender e-post til sakshandsamar om at tilbod er motteken på e-post, og sakshandsamar sender melding til avsendar om at e-post vert avvist. (gjeld anbod over kr. 500.000) På anbod under 500.000 kan det, om konkurransegrunnlaget opnar for det, leverast tilbod på e-post. I såfall skal dette opplysast om i linje to på sakstittel.
  Tilbodet skrivast ut, så langt det er mogleg, og leggast i lukka konvolutt som blir handsama på same måte.
• Når fristen er ute skal sakshandsamar opne tilboda saman med minst eit vitne. Ein person frå arkivtenesta skal vere til stades under opninga og fungere som sekretær. Arkivaren kan også fungere som vitne. Det er ein fordel at opninga foregår hos arkivtenesta.
• Opningsprotokoll vert signert og levert saman med anboda til arkivtenesta for korrigering av journalopplysningane. "Tilbod nr. 'XX' – 'overskrift på følgjeskrivet'". Korrekt dokumentdato vert sett på og avsendar endrast frå "ukjent".
  Alle dokument vert skanna og elektroniske dokument importert i Fokus.
• Det skal førast protokoll som skal være eit dokument i saka. Protokollen signerast og overleverast arkivtenesta for skanning umiddelbart etter at den er ferdig.
• Saksdokumenta og protokollen skal være unnateke offentlegheit etter Offentleglova § 23 tredje ledd fram til tilbydar er bestemt. Etter tilbyder er bestemt er dokumenta offentlege, med mindre dei inneheld teiepliktige opplysningar i medhald av lov.
• Når anbodsvinnar er valt skal det sendast ut brev til alle tilbydarne med ei grungjeving på kvifor dei ikkje fekk kontrakt. Brevet skal skrivast i Fokus.
  Det skal i brevet gjevast klagefrist på minst 10 dagar. (gjeld anbod over kr. 500.000) (anbod over 1.6 mill har ein klagefrist på 15 dager (elektronisk 10 dagar))
• Kontrakt kan tidligast signerast 10 dagar etter at dei tapande tilbydarane har fått skriftleg grunngjeving for valet.
• Avtale med tilbydar skal registrerast som utgåande dokument i Fokus med avtale som skal returnerast i signert stand. Alle avtalar skal oppbevarast på papir i avtalearkiv. Viss leverandør har utarbeidd kontrakt med sin signatur, skal denne registrerast og skannast som eit inkomen dokument, og etter signatur av kommunen, som eit utgåande.