Innsyn
Generelt
Alle kan krevje innsyn i kommunens saksdokument, journalar og liknande register jf.
offentleglova §3
Eit innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald, og seinast innan tre verkedagar. Dersom omfanget av innsynskravet er av ein slik art at ein treng meir tid, skal kommunen gje eit foreløpig svar.
Kommunen har offentleg journal på internett som omfattar korrespondanse til og frå kommuneadministrasjonen. Dersom det er mogeleg, skal den som ber om innsyn i arkiv, ved hjelp av den offentlege journalen identifisere den saka vedkommande vil ha innsyn i.
Innsynskrav som kjem inn via postmottak, vert fordelt til sakshandsamar som står for den vidare handsaminga.
Sakshandsamar har ansvar for at opplysningar underlagt teieplikt er skjerma etter offentleglova. Sakshandsamar må være merksam på at også vedlegg må offentlegvurderast.
NB! Vi minnar om at e-post sendt til kommunen i utgangspunktet vil bli lagt ut på den offentlege postlista.
Det er unntak frå innsynsretten, blant anna:
- Kommunen har plikt til å nekte innsyn i opplysningar som er teiepliktige. (f.eks. personlege helseopplysningar)
- Kommunen kan nekte innsyn i interne dokument og dokument som er innhenta utannfrå for den interne saksbehandlingen. (f.eks. dokument i tilsettingssaker, rettssaksdokument, dokument i avtaleforhandlingar med vidare)
Den som har fått avslag på innsynskrav kan innan tre veker kreve nærare grunngjevnad, eventuelt klage på avslaget til Fylkesmannen.
Handtering av personopplysningar
Førespurnadane skal journalførast på samlesak "Innsyn diverse xxxx(årstall)", eventuelt direkte i saka som førespurnaden er retta mot, og fordelast til en sakshandsamar.
Sakshandsamar spør innsendar om han ynskjer alt, eller kun eit avgrensa sett opplysningar.
Sakshandsamar kartlegg andre relevante behandlingar (jf. protokoll over behandlinger)
- Arkivet oppmodast om å søke på den registrerte sitt navn i sak/-arkivsystemet for å kartlegge relevante saker.
- Sakshandsamar ber dagleg ansvarleg (sjå protokoll) søke i sine handsamingar/registre.
- Det må takast hensyn til sektorvise lovheimlar/krav når det gjeld skjerming av opplysningar.
- Ved innsynskrav frå offentleg mynde/tredjepart må det visast til lovheimel for innsynskravet.
Sakshandsamar skriv eit internt notat på saka som dokumenterer kva som er gjort i saka/undersøkt.
Dersom den registrerte ynskjer kopi av sine opplysningar, har sakshandsamar ansvar for å sladde opplysningar om andre og sikre at alle opplysningar faktisk dreiar seg om den som har bede om innsyn.
Hugs at sensitive opplysningar ikkje skal sendast på e-post.
Sakshandsamar svarar med stadfestelse og eventuelt ein kopi av opplysningane.
Aktiviteten skal utførast når den registrerte ber om innsyn etter personvernforordningen artikkel 15.
Innsyn skal gjevast uten ugrunna opphald, og seinast éin månad etter mottak av anmodningen.(Dette er spesielt for personopplysningar)
Avslag
Avslag på innsynsbegjæring er å rekne som eit enkeltvedtak, og skal begrunnast med lovheimel. Det skal også opplysast om klageadgang. Avslag skal vere skriftleg.
Førespurnad om innsyn i personregister og arkiv som er unnateke offentlegheit, skal vere skriftlege og gjere greie for kva arkiv, kva slags opplysningar ein vil ha innsyn i og føremålet med innsynet. Hvis ein person søkjer om innsyn på vegne av ein annan, skal det følgje med skriftleg fullmakt.
Innsyn i avlevert materiale
Sjølv om arkivmateriale er avlevert til Fylkesarkivet, er det kommunen som framleis eig det. Alle førespurnader om innsyn skal gå gjennom kommunen. Kommunen skal gje Fylkesarkivet tilstrekkeleg opplysningar til at ein rask gjenfinning av arkivmaterialet vert sikra.
