Definisjonar

• Arkivdel - ein definert del at eit arkiv ordna etter eitt og same prinsipp. I eit personalarkiv er ordningsprinsippet fødselsnummer
• Objekt - fysiske eller logiske einingar som arkivmaterialet kan omhandle, og som arkivmaterialet også kan ordnast etter. I personalarkiv er kvar enkelt tilsett eit objekt.
• Personalsak - ei sak som omhandlar forholdet mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar, og som har betydning for den tilsettes løn, ansiennitet, pensjon eller på anna måte har innverknad på arbeidsforholdet. Saksdokumenta knytast saman gjennom eit felles saksnummer. Eit objekt i personalarkivet vil kunne bestå av fleire ulike saker som knytast til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp)
• Personalarkiv er dokument som inneheld informasjon om den einskilde tilsette. Informasjonen er ordna i eiga personalmappe, etter det systemet som organet har bestemt skal vere gjeldande ordningssystem
• Personalmapper er mapper i personalarkivet på kvar einskild tilsett
• Sak - eitt eller fleire dokument som naturleg høyrer saman, utløyst av ei konkret hending.
• Med saksarkiv meiner ein dokument ordna etter verksemda sin emnebaserte arkivnøkkel (K-kodane)